Des feuilles de contrôle papier à un dossier qualité lisible par l’auditeur

Ce qu’une planchette ne peut pas vous dire

Une feuille de contrôle papier consigne ce que quelqu’un a écrit. Elle ne dit pas quand la mesure a été prise, si la valeur était conforme au moment de l’écrire, ni ce qui s’est passé ensuite. La plupart du temps, cet écart ne compte pas. Le jour d’un audit, d’une plainte ou d’un rappel, c’est toute la question.

• Les contrôles en retard sont invisibles. Une lecture due à 10 h et écrite à 10 h 55 a exactement l’air d’une lecture prise à temps.
• Les lectures remplies après coup ont l’air vraies. Six valeurs identiques de la même écriture, inscrites à la fin du quart, ne se distinguent pas de six valeurs honnêtes.
• Les valeurs hors spécification restent sans réponse. Un poids sous le minimum est encerclé, parfois, et la feuille n’a aucun endroit pour dire ce qu’on a fait.
• Rien ne se trace. Les poids sont sur quarante feuilles dans un cartable. Personne ne trace la courbe de poids, donc personne ne voit la dérive.

Ce qu’un auditeur demande vraiment

Peu importe le référentiel, un auditeur qui examine les contrôles en cours de production revient aux trois mêmes questions pour un lot choisi au hasard :

1. 1Chaque contrôle a-t-il été fait, et à temps ? La fréquence de votre plan par rapport aux heures de votre dossier.
2. 2Chaque résultat était-il conforme à la spécification ? Les limites en vigueur pour ce produit ce jour-là, par rapport aux valeurs consignées.
3. 3Quand un résultat était hors spécification, que s’est-il passé ? Le produit mis en retenue, la décision, la mesure corrective, et qui a signé chacune.

Sur papier, y répondre veut dire sortir le bon cartable, déchiffrer des écritures et espérer que le formulaire de non-conformité a été agrafé à la bonne feuille. La réponse est généralement là. Elle est lente à trouver et difficile à prouver.

Ce que change un dossier numérique

Un dossier numérique n’est pas une feuille de contrôle numérisée. Il change ce qui est saisi au moment du contrôle :

• Un horodatage à la saisie, fixé par le système plutôt qu’écrit à la main, pour qu’un contrôle en retard soit visiblement en retard.
• Un verdict selon la spécification, calculé à partir des limites du produit dès que la valeur arrive, pour que personne n’ait à s’en souvenir.
• Un compte à rebours par contrôle, pour que la ligne voie un contrôle arriver à échéance avant qu’il soit en retard, pas après.
• Une non-conformité impossible à contourner. Une valeur hors spécification en ouvre une avant que le contrôle puisse être fermé, avec la retenue et la mesure corrective dans le même dossier.

Quitter le papier sans arrêter la ligne

1. 1Commencez par une ligne et par les contrôles qui comptent le plus : le poids de remplissage, l’intégrité du scellage, le détecteur de métal, le code de date et la liste de vérification avant démarrage.
2. 2Saisissez une seule fois les limites de chaque produit, pour que chaque lecture soit jugée selon la spécification plutôt que selon la mémoire de l’opérateur.
3. 3Installez la tablette là où se fait le contrôle, pas au bureau. Un contrôle qui demande une marche se fait en retard.
4. 4Gardez la feuille papier en secours quelques semaines, et comparez les deux dossiers à la fin de chaque quart.
5. 5Retirez le papier quand le dossier numérique est complet pour une semaine de production, puis passez à la ligne suivante.

Le Wi-Fi au fond de l’usine va tomber. Prévoyez-le : la tablette doit garder la lecture avec l’heure à laquelle elle a été prise et l’envoyer au retour de la connexion, plutôt que de la perdre ou de bloquer l’opérateur.

Comment totalMOS s’en occupe

totalMOS remplace la feuille de contrôle par une application iPad à la ligne et une application Web au bureau, qui lisent et écrivent le même dossier. Chaque contrôle a son propre compte à rebours, ambre avant l’échéance d’un échantillon et rouge quand il est en retard ; chaque valeur est jugée selon la spécification du produit dès sa saisie ; et une lecture hors spécification ouvre une non-conformité avant que le contrôle puisse être fermé. Quand la tablette perd le Wi-Fi, la lecture est gardée sur l’iPad et envoyée au retour de la connexion, et le dossier conserve l’heure de la prise et l’heure d’arrivée au serveur.