Un dossier que personne ne peut réécrire en douce.

Qui, quoi, avant et après

Chaque ligne ajoutée, modifiée ou supprimée est journalisée par la base de données elle-même, dans la même transaction que la modification, avec la personne qui l’a faite. Le code ne peut pas s’y soustraire.

Les actions en mots simples

Un second journal conserve ce que les gens ont fait : spécification modifiée, rôle changé, décision consignée, connexion.

Les modifications hors de l’application ressortent

Une modification faite directement dans la base de données est marquée Hors de l’application : elle ne peut jamais passer pour le travail de quelqu’un.

Ajout seulement

La base de données refuse toute modification ou suppression d’une entrée, et le compte de l’application n’a même pas le droit d’essayer.

Scellée toutes les 15 minutes

Les nouvelles entrées sont scellées dans une chaîne de hachage SHA-256, et la chaîne est vérifiée chaque fois. Modifier une ancienne entrée rompt tous les maillons qui suivent.

Des copies tenues à part

Chaque lot scellé est copié dans un stockage distinct, verrouillé contre toute modification aussi longtemps que vous le choisissez, sept ans par exemple. Quelqu’un qui réécrirait la base de données ne correspondrait toujours pas aux copies.

La dernière vérification, à l’écran

Les administrateurs voient les deux journaux et le résultat de la dernière vérification d’intégrité dans Configuration, sous Journal d’audit, dans l’application Web et sur l’iPad.

Signé veut dire définitif

Une liste de vérification autorisée, un ordre de lot approuvé et une CAPA fermée ne peuvent être modifiés par personne.

Des révisions numérotées

Les modèles de listes de vérification, les tests, les spécifications, les formules et les modèles de rapport reçoivent des révisions numérotées, et chaque modification après la première dit pourquoi.

Chaque lecture garde sa révision

Les sessions, les lectures et les lignes de lot inscrivent la révision selon laquelle elles ont été faites, pour qu’un rapport lise la spécification telle qu’elle était ce jour-là.

Comparer deux versions

Les deux applications montrent l’historique d’un document et comparent deux versions champ par champ.

Quand quelqu’un part, ses renseignements personnels peuvent être effacés tandis que les registres qualité qu’il a signés restent, comme le permet la Loi 25 du Québec. Le journal des modifications ne conserve jamais de noms ni d’adresses courriel en clair.