La Loi 25 à l’usine : les renseignements personnels dans vos dossiers qualité

Votre dossier qualité est un registre de personnes

Une usine ne voit pas ses feuilles de contrôle comme des renseignements personnels. Regardez de plus près ce qu’elles contiennent :

• le nom ou les initiales de l’opérateur sur chaque lecture, sur une feuille de contrôle papier ou une tablette ;
• les deux signatures sur chaque fiche de lot ;
• le mécanicien qui a consigné la mesure corrective et le gestionnaire qui a signé la décision ;
• l’adresse courriel avec laquelle chaque personne se connecte, et la tablette utilisée ;
• les photos de défauts, qui captent parfois une main ou un visage.

Tout cela constitue des renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25. Les obligations s’appliquent à l’usine, qui décide pourquoi les renseignements sont recueillis, et au logiciel qu’elle utilise, qui les traite pour son compte.

Ce que la Loi 25 exige, en termes simples

La Loi 25 est entrée en vigueur en trois étapes, en septembre 2022, 2023 et 2024. Pour un fabricant, voici les obligations qui touchent le dossier qualité :

• Une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Par défaut, c’est la personne ayant la plus haute autorité dans l’entreprise, et la fonction peut être déléguée par écrit. Son titre et ses coordonnées doivent être publiés.
• Un registre des incidents de confidentialité, conservé au moins cinq ans, avec avis à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux.
• La confidentialité par défaut. Les paramètres les plus protecteurs s’appliquent sans que personne ait à les modifier, et le consentement est demandé séparément pour chaque fin.
• L’accès, la rectification et la portabilité. Une personne peut obtenir ses renseignements, les faire corriger et, depuis septembre 2024, les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Des limites de conservation. Une fois la fin accomplie, les renseignements sont détruits ou anonymisés, à moins qu’une autre loi n’en exige la conservation.
• La communication hors Québec seulement après une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et en vertu d’un contrat qui protège les renseignements comme le ferait la loi québécoise.

La tension : l’effacement contre le dossier

Un ancien opérateur demande l’effacement de ses renseignements. L’usine ne peut pas supprimer ses lectures : un dossier qualité troué ne vaut rien pour un auditeur, et les règles de salubrité et de tenue de dossiers obligent l’usine à le conserver. La Loi le prévoit, puisque ce qu’une autre loi oblige à conserver peut être conservé.

La solution, c’est l’anonymisation. La lecture reste, avec sa valeur, son heure et son verdict selon la spécification. Le nom qu’elle porte devient une référence neutre, le courriel est retiré et l’identité de connexion est détachée. Le dossier se lit toujours comme un dossier ; il ne dit plus qui.

Quelques documents sont des documents légaux en soi, comme une fiche de lot signée ou une piste d’audit en ajout seulement. Ceux-là gardent le nom du signataire aussi longtemps que les obligations de l’usine l’exigent, et la politique de confidentialité doit le dire clairement.

Une courte liste pour une usine

1. 1Nommez la personne responsable et publiez son titre et ses coordonnées là où chaque employé peut les trouver.
2. 2Dressez la liste des endroits où se trouvent des renseignements personnels : le système qualité, les fiches de lot, le dossier RH, le lecteur partagé, les tablettes.
3. 3Ouvrez le registre des incidents de confidentialité maintenant, avant le premier incident, et conservez-le au moins cinq ans.
4. 4Vérifiez où chaque système stocke ses données, et faites l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout ce qui quitte le Québec.
5. 5Décidez combien de temps chaque type de renseignement est conservé, et comment une personne est anonymisée à son départ.
6. 6Assurez-vous que chaque personne peut obtenir ses propres renseignements dans un format qu’elle peut utiliser ailleurs.

Comment totalMOS s’en occupe

totalMOS intègre ces outils au produit. La personne responsable de l’usine est affichée à chaque membre dans l’application Web et sur l’iPad, le registre des incidents de confidentialité contient chaque champ exigé par le règlement et n’est jamais purgé, les témoins de préférence restent désactivés jusqu’à leur acceptation, chaque personne peut télécharger ses propres données en fichier JSON, et l’effacement anonymise une personne tout en conservant les lectures et les signatures que l’usine doit garder. Les sessions de tablette expirées, le journal des avis et les consentements anonymes sont purgés selon un calendrier. Ces outils aident une usine à respecter la loi ; ses politiques et ses décisions lui appartiennent. Notre propre politique de confidentialité explique comment totalMOS traite les renseignements qu’il détient.